Mengirim email dalam konteks bisnis sering kali menuntut penggunaan bahasa yang formal dan profesional. Terlebih ketika berkomunikasi dengan rekan kerja, atasan, atau mitra dari negara lain, penting untuk memahami perbedaan budaya dan kebiasaan dalam komunikasi bisnis. Bahasa Inggris, sebagai bahasa internasional, sering menjadi pilihan untuk korespondensi bisnis, dan menguasai penggunaan kata-kata formal dalam email adalah keterampilan penting.

Dalam artikel ini, kita akan membahas berbagai tips tentang bagaimana menggunakan kata-kata formal dalam email bisnis berbahasa Inggris dengan efektif. Kami juga akan memberikan beberapa contoh kalimat dan frasa yang dapat Anda gunakan untuk memastikan pesan Anda terdengar profesional dan sesuai dengan konteks bisnis.

1. Mulailah dengan Sapaan yang Profesional

Ketika Anda menulis email formal, hal pertama yang harus diperhatikan adalah sapaan atau greeting. Jangan memulai email bisnis dengan sapaan yang terlalu santai seperti “Hey” atau “Hiya”. Sebagai gantinya, gunakan sapaan yang lebih formal seperti:

• “Dear Mr. Smith,”
• “Dear Ms. Johnson,”
• “Dear Sir/Madam,” (jika Anda tidak tahu nama penerima)
• “To Whom It May Concern,” (untuk email umum)

Gunakan nama belakang penerima jika Anda mengetahuinya, karena ini menunjukkan penghormatan dan profesionalisme. Jika Anda tidak yakin apakah penerima adalah pria atau wanita, hindari asumsi dan gunakan nama lengkap mereka, misalnya, “Dear Taylor Brown.”

2. Gunakan Kalimat Pembuka yang Sesuai

Setelah sapaan, kalimat pembuka juga harus terdengar profesional dan ramah. Berikut beberapa contoh pembuka yang sering digunakan dalam email formal:

• “I hope this email finds you well.”
• “I trust you are doing well.”
• “I hope you are having a productive day.”

Jika email Anda adalah kelanjutan dari diskusi sebelumnya, Anda bisa memulainya dengan kalimat seperti:

• “Further to our previous conversation, I would like to…”
• “Following up on our last meeting, I am writing to…”

3. Gunakan Kosakata yang Formal dan Jelas

Penting untuk menggunakan kata-kata yang jelas, formal, dan menghindari slang atau bahasa yang terlalu kasual. Kata-kata seperti “wanna” (want to) atau “gonna” (going to) tidak boleh digunakan dalam email bisnis. Sebagai gantinya, gunakan frasa yang lebih formal, misalnya:

• Instead of: “Can you send me the details?”
• Use: “Could you please provide the details?”

Beberapa contoh kata formal lainnya yang bisa Anda gunakan adalah:

• Inquire (bertanya) daripada ask
• Assist (membantu) daripada help
• Inform (memberitahu) daripada tell

Gunakan kosakata yang memberikan kesan profesionalisme dan kecermatan. Ketika Anda menulis dengan nada yang formal, ini menunjukkan bahwa Anda serius dengan pekerjaan dan hubungan bisnis.

 

4. Bersikap Sopan dan Menggunakan Kata-Kata Magic

Saat menulis email formal, kesopanan adalah kunci. Gunakan kata-kata seperti “please” dan “thank you” untuk menunjukkan penghargaan dan rasa hormat terhadap waktu dan usaha orang lain. Berikut beberapa contoh cara untuk menyusun kalimat dengan lebih sopan:

• Instead of: “I need those documents by tomorrow.”
• Use: “Could you kindly provide those documents by tomorrow?”
• Instead of: “Send me the contract by the end of the day.”
• Use: “I would appreciate it if you could send me the contract by the end of the day.”

Menambahkan frasa “would you kindly” atau “I would be grateful if” dapat membuat permintaan Anda terdengar lebih halus dan sopan.

5. Hindari Penggunaan Bahasa yang Berlebihan atau Rumit

Meskipun email formal membutuhkan penggunaan bahasa yang lebih sopan dan terstruktur, penting untuk tidak membuat kalimat menjadi terlalu rumit atau berbelit-belit. Gunakan kalimat yang singkat, padat, dan mudah dimengerti, tanpa mengorbankan kesopanan atau profesionalisme. Jangan berusaha terdengar terlalu canggih dengan menggunakan kata-kata yang jarang dipakai atau jargon yang rumit, karena ini bisa membuat pesan Anda sulit dipahami.

Contoh kalimat yang rumit:

• “It is with great enthusiasm that I would like to formally request the acquisition of the pertinent documentation to proceed with the associated project.”

Kalimat yang lebih sederhana dan efektif:

• “Could you please send me the necessary documents to proceed with the project?”

6. Perhatikan Struktur dan Format Email

Selain bahasa yang digunakan, cara Anda menyusun email juga sangat penting dalam dunia bisnis. Struktur yang jelas dan terorganisir membantu penerima memahami pesan Anda dengan cepat. Berikut beberapa tips untuk memastikan email Anda mudah dibaca:

• Paragraf pendek: Gunakan paragraf pendek untuk setiap poin yang berbeda, sehingga email tidak terlihat padat dan mudah dicerna.
• Tanda baca yang tepat: Pastikan Anda menggunakan tanda baca dengan benar. Hindari penggunaan tanda seru yang berlebihan, karena ini bisa membuat pesan Anda terlihat terlalu santai atau emosional.
• Daftar poin: Jika Anda menyampaikan beberapa poin, gunakan bullet points atau numbering untuk memperjelas pesan Anda.

Contoh format email yang baik:

7. Berikan Penutup yang Profesional

Penutup email bisnis Anda juga harus formal dan sopan. Beberapa frasa penutup yang sering digunakan adalah:

• “Best regards,”
• “Sincerely,”
• “Yours faithfully,” (Jika Anda tidak tahu nama penerima)
• “Kind regards,”

Pastikan penutup Anda sesuai dengan nada keseluruhan email. Setelah penutup, tuliskan nama lengkap Anda dan, jika perlu, jabatan atau departemen Anda.

8. Periksa Kembali Sebelum Mengirim

Sebelum mengirim email bisnis, selalu periksa kembali pesan Anda. Kesalahan ejaan atau tata bahasa dapat memberikan kesan yang kurang profesional. Bacalah ulang email Anda untuk memastikan tidak ada kesalahan dan bahwa semua informasi sudah disampaikan dengan jelas.

Berikut adalah hal-hal yang perlu diperiksa:

• Ejaan dan tata bahasa: Pastikan tidak ada typo atau kesalahan tata bahasa.
• Nada: Apakah nada email Anda cukup formal?
• Isi email: Apakah semua informasi yang diperlukan sudah disampaikan?

Menulis email bisnis dalam bahasa Inggris dengan menggunakan kata-kata formal membutuhkan latihan dan perhatian terhadap detail. Namun, dengan mengikuti tips yang telah kita bahas di atas, Anda dapat meningkatkan keterampilan Anda dalam berkomunikasi secara profesional melalui email. Ingatlah untuk selalu menggunakan sapaan yang formal, bahasa yang sopan, serta struktur email yang jelas dan ringkas.

Menggunakan bahasa yang formal tidak berarti Anda harus terdengar kaku atau terlalu berlebihan. Dengan pendekatan yang tepat, Anda dapat memastikan email Anda terdengar profesional dan tetap ramah. Ini akan membantu Anda membangun hubungan bisnis yang lebih baik dan komunikasi yang lebih efektif dalam lingkungan kerja Anda.

Belajar bahasa Inggris dengan English Coach Jakarta

kamu dapat meningkatkan Skill bahasa Inggris lebih mendalam untuk berbagai keperluan dan kami menawarkan pembelajaran yang fleksibel dapat dilakukan secara on line atau off line, jika kamu Ingin belajar dalam group dengan teman kantor mu ,bisa mengikuti In house training company dimana kami akan kirimkan trainer kami untuk mengajar dikantor mu dengan jadwal yang fleksibel.

atau kamu bisa belajar  secara privat kapan pun dan dimana pun secara online via LMS Kami dalam meningkatkan skill bahasa Inggris mu melalui ECJ Online Coaching.

Semua kursus kami Mengacu pada EUROPEAN standard (CEFR), dipastikan materi pembelajaran adalah bahasa Inggris dengan standard International yang digunakan di seluruh dunia.