Rapat merupakan salah satu komponen cukup penting di dalam siklus bisnis perusahaan dimana dalam rapat tersebut kerap kali menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa pengantarnya .

Oleh karena itu, setiap individu di dalam perusahaan memerlukan keterampilan berbahasa Inggris untuk memahami dan berpartisipasi atau bahkan mempimpin rapat supaya semua kegiatan bisnis dapat berjalan lancar.

Konon banyak perusahaan merugi karena penjualan yang gagal ataupun investasi yang tidak terjadi disebabkan ketidak mampuan berkomunikasi dalam sebuah meeting penting.

Keterampilan berbahasa Inggris dalam sebuah meeting apa saja kah yang perlu anda kuasai ?

setiap individu harus bisa memahami frasa, bahasa, dan intonasi percakapan bahasa Inggris dengan tepat. Tujuannya adalah supaya anda bisa berpartisipasi penuh dan menyampaikan gagasan hebat anda.

Dalam blog kali ini Anda akan belajar skill fundamental Bahasa Inggris untuk memimpin rapat secara professional dan efektif, berpartisipasi dan melakukan presentasi secara terstruktur dengan bahasa Inggris  formal.

Berikut adalah framework yang akan anda pelajari dalam mempimin dan aktif berpartisipasi dalam sebuah meeting :

Leading a meeting in English

• Introducing yourself
• Asking others to introduce themselves
• Setting the agenda
• action points checklist before the next meeting

Getting involved in meetings

• How to interrupt politely
• Asking questions
• Presenting at a meeting

useful business meeting phrases

LEAD A MEETING

• Memulai sebuah Meeting

Ketika Anda menjadi seorang pimpinan rapat, hal yang pertama yang harus Anda lakukan adalah menyapa audiens Anda di forum rapat tersebut. Anda bisa memulainya dengan sapaan yang sederhana dengan frasa:

• “ Good Morning/Afternoon/evening-> sesuaikan dengan kondisi saat Anda membuka rapat
• “ Okay. Everyone’s already here, so let’s get started, shall we?
• “Thank you for coming to our meeting today”
• “Let’s begin”
• “I’d like to welcome everyone”

• Perkenalkan diri anda

Apabila sudah menyapa, Jangan lupa anda perlu  memperkenalkan diri Anda seperti:

• I am [nama Anda], and for some time in the future I will guide the course of this meeting
• I am [nama Anda], and on this occasion I would like to discuss about … [rapat tentang apa]

Meminta anggota rapat untuk memperkenalkan diri

sebelum rapat berlangsung, mintalah anggota rapat untuk memperkenalkan diri, Apalagi, jika rapat yang diadakan melibatkan orang luar perusahaan yang baru bekerja sama dengan perusahaan Anda.

Ini sangat penting supaya terbangun komunikasi yang kondusif dan lebih akrab.

Adapun cara untuk meminta anggota forum untuk memperkenalkan diri adalah seperti:

“Let’s go around the table and introduce ourselves, ( Mr Jimmy) do you want to start?”

“Let’s introduce ourselves briefly – would you  state your name, job title and why you are here”

 

• Setting the agenda

Sebuah agenda memberikan arah yang jelas dan pembicaraan yang terencana supaya tidak melebar ketopik yang tidak relevan, berikut beberapa phrase yang biasa digunakan :

“I’ve called this meeting in order to….”

“We’re here today to discuss”

“There are [number] items on the agenda. First…”

“Today I would like to outline our plans for”….

• Action points

Sebuah meeting tanpa Action point atau Rencana Tindakan berarti sebuah meeting yang sangat tidak efektif,  esensi hasil dari sebuah meeting adalah Tindakan yang dapat dilakukan sebagai hasil diskusi dalam sebuah meeting.

Phrase apa saja yang digunakan untuk bagian conclusion dalam Action point ?

“[Mr.Jimmy], can you have these action points finished by next week’s meeting?”

“Before the next meeting, I want [the sales report] completed so we can discuss the results”

“By the next meeting, we’ll have [evaluate 3 Vendors] in progress”

• Closing :

Oh, before you leave, please make sure to sign the attendance sheet.

Again, I want to thank you all for taking time out of your busy schedules to be here today.

I almost forgot to mention that we’re planning a staff banquet next month.

• ketika terlibat dalam Rapat

Setiap anggota rapat harus memberikan partisipasi aktifnya mengenai topik yang diperbincangkan.

Bagaimana caranya? Anda bisa menunjukkan partisipasi aktif anda dengan ikut di dalam diskusi tersebut, seperti memberikan pertanyaan, memberi respon terhadap hal yang diperdebatkan (setuju atau tidak).

Anda memang harus mengikuti alur rapat, namun tidak menutup kemungkinan bahwa pikiran Anda sesekali tidak fokus sehingga menyebabkan Anda tertinggal dari topik pembahasan.

Jika Anda berada pada situasi tersebut, Anda bisa menyela pembicaraan, namun dengan cara yang sopan dan profesional. Sebagai contohnya sebagai berikut:

• I’m sorry, but I didn’t really hear it. Can you repeat what you said before?
• “Sorry, but just to clarify”
• “Sorry I didn’t quite hear that, can you say it again?”
• “That’s an excellent point [person’s name], what about doing [action point] as well?”
• “From our department perspective, it’s a little more complicated. Let me explain”
• “Excuse me for interrupting”
• “I’ve never thought about it that way before. How does it affect [this point]”

Bertanya

Ketika pemimpin rapat bertanya  “Are there any more comments? ,  What do you think about this proposal? Atau Ketika ada sesuatu yang tidak jelas dan ingin anda tanyakan.

berikut beberapa ungkapan umum yang bisa di gunakan :

• Can you repeat that please?
• “Can you run that by me one more time?”
• “Can you repeat that in a simplified way?”
• “ would you elaborate more on …..
• “I don’t fully understand what you mean. Could you explain it from a different angle?”
• “Could you explain to me how that is going to work?”
• “Just to be clear, do you mean this [repeat the explained point in the way you understand it]”

Saat Hendak Presentasi dalam sebuah Meeting

Ketika anda mepresentasikan sesuatu dalam rapat pastikan anda cukup persiapan sehingga mampu mendeliver presentasi anda dengan struktur dan delivery yang baik ( klik blog Cara mempersiapkan presentasi )

 Introducing your topic

Mulai dengan memperkenalkan Topik presentasi anda dan jelaskan kenapa penting untuk dibahas didalam meeting tersebut.

“Thank you for getting here on time. Today we’re here to discuss”

“We’re here to discuss the progress on [name of project] project”

“Due to issues identified in [project name], we’re here to come up with a quick resolution”

“We’re going to run through the main points of the agenda”

“The presentation will cover these [number of points] topics”

Concluding your presentation

Akhiri presentasi  anda dengan action poin yang jelas dan rangkuman atau summary dari presentasi anda, sehingga setelah presentasi anda selesai seluruh anggota rapat mengetahui Tindakan apa saja yang harus dilakukan.

“To summarize then, let me just run through what we’ve agreed here”

“Before we end, let me just summarize the three main points”

“To sum up what I’ve presented”

“That brings me to the end of my presentation, thank you for listening”.

Ungkapan dalam business Meeting

Berikut adalah pharse atau ungkapan yang kerap terjadi dalam sebuah meeting yang perlu anda kuasai.

Ketika anda di interupsi dan ingin menjelaskan poin anda sampai selesai

“Can we come back to that point later? Let me just finish what I was saying”

“Could I just finish making my point?”

Ketika anda tidak setuju dan ingin mengatakan pendapat anda

“I hear what you’re saying, however, our senior manager is very clear on this one”

“I understand that we can’t do that, but can we discuss some other alternatives?”

“I agree with what you are saying, however, have you considered [different method]?”

“How about this as an alternative [proceed to explain your alternative method]”

Ketika anda ingin meninggalkan meeting sebelum waktu meeting selesai

“Excuse me, unfortunately, I have to leave early. I need to be [briefly explain where you need to be]”

“I’ve got to shoot off, I’ve got overlapping meetings”

“Sorry I’m going to have to leave now, [reason for leaving early]“

Ketika ingin mengadakan atau mengundang untuk meeting berikutnya

“I’d like to set up a meeting with you at your earliest convenience. When are you free?”

“I’d love to continue this conversation at a second meeting, when are you next free?”

“We haven’t covered everything we needed to, shall we set up another meeting?”

Ketika meeting mulai keluar dari topik utama

“I’m afraid that’s outside the scope of this meeting”

“Why don’t we return to the main agenda of today’s meeting”

“We’ve gone slightly off-topic, let us get back to [main agenda]”

Kursus Business English di English Coach

Di English coach kami memiliki Talent terpilih yang menguasai berbagai pendekatan mengajar bahasa Inggris untuk usia Dewasa dan bagi Individu kami menyediakan 1 on 1 On Line Course untuk berbagai tujuan belajar khusus seperti ” Business english training dimana training dilaksanakan secara tatap muka via zoom, kamu akan dilatih bagaimana menjawab pertanyaan Interviewer dengan yakin,fasih dan percaya diri.

dan bagi Kamu yang sudah bekerja dan ingin belajar business English Conversation  atau program bahasa Inggris lainya dengan rekan dikantor atau dalam bentuk group secara offline ,kalian dapat mengadakan In house English training , dimana  ECJ mengirimkan trainer Bahasa Inggris untuk mengajar dikantor atau secara online   di jadwal yang fleksibel.

Buat kamu yang berada berada diluar Jabodetabek  atau ingin belajar secara online andapun masih bisa mengikuti  Conversation English training Via zoom dengan maksimal 8 Orang peserta pergroup nya

Apa saja yang akan Kamu dapatkan :

• Kursus bahasa Inggris khusus usia dewasa.
• Coach bahasa Native  Speaker dan Local yang memiliki  kefasihan setara Native teacher.
• Topik Percakapan yang menarik sesuai dengan level speaking anda.
• Full Interaksi bahasa Inggris setiap pertemuanya.
• Diagnostic English Test.
• Guidance untuk “ Pengucapan,Intonasi, Expression dan Kosa kata baru.
• Pengalaman belajar yang fun,unik dan menarik.