Menyusun Email Bisnis dalam Bahasa Inggris

Menulis email bisnis dalam bahasa Inggris mungkin terasa menakutkan, terutama jika Anda tidak terbiasa dengan bahasa formal dan etiket yang diperlukan dalam komunikasi profesional. Tapi jangan khawatir! Dalam panduan ini, kita akan membahas langkah-langkah penting untuk menyusun email bisnis yang profesional, jelas, dan efektif.

1. Tentukan Tujuan Email Anda

Langkah pertama dalam menyusun email bisnis adalah menentukan tujuan dari email tersebut. Apakah Anda ingin mengajukan pertanyaan, memberikan informasi, meminta tindakan, atau hanya menjalin hubungan bisnis? Mengetahui tujuan email akan membantu Anda fokus pada apa yang ingin Anda sampaikan dan menjaga agar email tetap singkat dan jelas.

Contoh:

Tujuan: Meminta jadwal pertemuan.
Email: “I hope this email finds you well. I am writing to schedule a meeting to discuss our upcoming project.”

2. Gunakan Subject Line yang Jelas dan Singkat

Subject line adalah hal pertama yang dilihat oleh penerima email. Pastikan subject line Anda jelas, singkat, dan mencerminkan isi email. Hindari subject line yang terlalu umum atau tidak relevan, karena ini dapat membuat email Anda diabaikan atau masuk ke folder spam.

Contoh Subject Line:

“Meeting Request: Project Discussion”
“Follow-Up: Proposal Submission”
“Invitation to Webinar on Digital Marketing”

3. Mulailah dengan Salam yang Tepat

Memulai email dengan salam yang sopan adalah tanda profesionalisme. Penggunaan salam yang tepat tergantung pada hubungan Anda dengan penerima. Jika Anda menulis kepada seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik, atau kepada sekelompok orang, gunakan salam yang lebih formal seperti “Dear Mr. Smith,” atau “Dear Team.” Jika Anda sudah memiliki hubungan yang baik dengan penerima, salam yang lebih santai seperti “Hi John,” atau “Hello Sarah,” juga dapat diterima.

4. Buka dengan Kalimat Pembuka yang Ramah

Kalimat pembuka yang ramah dan hangat dapat membuat email Anda terasa lebih personal. Sebuah sapaan yang sederhana atau menanyakan kabar penerima bisa membuat perbedaan besar dalam nada email Anda.

Contoh Kalimat Pembuka:

“I hope you’re doing well.”
“I trust this email finds you in good spirits.”
“Thank you for your prompt response.”

5. Sampaikan Isi Email dengan Jelas dan Terstruktur

Setelah pembukaan, masuklah ke inti email Anda. Pastikan informasi yang Anda sampaikan jelas dan terstruktur dengan baik. Gunakan paragraf pendek dan poin-poin jika perlu untuk memudahkan penerima dalam membaca dan memahami pesan Anda. Hindari penggunaan jargon yang mungkin tidak dipahami oleh penerima, kecuali jika Anda yakin penerima familiar dengan istilah tersebut.

Tips:

Gunakan Bahasa yang Sederhana: Hindari kalimat yang terlalu panjang atau kompleks.
Jaga Fokus: Pastikan setiap paragraf fokus pada satu topik utama.
Ajukan Pertanyaan Jelas: Jika Anda membutuhkan jawaban atau tindakan, pastikan pertanyaan atau permintaan Anda mudah dipahami.

6. Gunakan Penutup yang Sesuai

Penutup email sama pentingnya dengan bagian lainnya. Gunakan penutup yang sopan dan sesuai dengan konteks email Anda. Jika Anda menunggu balasan atau tindakan dari penerima, beri tahu mereka dengan jelas.

Contoh Penutup:

Formal: “I look forward to your response. Thank you for your time and consideration.”
Semi-Formal: “Looking forward to hearing from you soon.”
Casual: “Thanks in advance for your help!”

7. Akhiri dengan Tanda Tangan yang Profesional

Tanda tangan adalah bagian terakhir dari email Anda dan memberikan kesan akhir yang profesional. Tanda tangan harus mencakup nama lengkap Anda, jabatan, perusahaan, dan informasi kontak seperti nomor telepon atau alamat email. Anda juga bisa menambahkan tautan ke profil LinkedIn atau situs web perusahaan jika relevan.

Contoh Tanda Tangan:

8. Periksa Kembali dan Koreksi

Sebelum mengirim email, luangkan waktu untuk memeriksa kembali dan mengoreksi email Anda. Periksa ejaan, tata bahasa, dan format untuk memastikan tidak ada kesalahan yang bisa mengurangi profesionalisme email Anda. Kesalahan kecil sekalipun dapat membuat penerima meragukan kredibilitas Anda.

Tips untuk Koreksi:

Baca Keras-keras: Ini bisa membantu Anda menangkap kesalahan yang mungkin terlewat.
Gunakan Alat Pengecekan Tata Bahasa: Ada banyak alat online yang bisa membantu Anda memeriksa kesalahan tata bahasa.
Minta Pendapat Orang Lain: Jika email sangat penting, mintalah seseorang untuk membacanya sebelum Anda mengirimkannya.

9. Waktu Pengiriman Email

Waktu pengiriman email juga bisa memengaruhi efektivitasnya. Hindari mengirim email di luar jam kerja, terutama jika email tersebut bersifat formal. Waktu yang paling tepat untuk mengirim email bisnis biasanya adalah pagi hari pada hari kerja, ketika penerima cenderung lebih fokus dan siap untuk membaca pesan mereka.

Tips Waktu Pengiriman:

Ideal: 8:00 – 10:00 pagi pada hari kerja.
Hindari: Malam hari atau akhir pekan, kecuali sangat mendesak.

10. Follow-Up Jika Tidak Ada Balasan

Jika Anda tidak menerima balasan dalam beberapa hari, jangan ragu untuk mengirim follow-up email. Tetap sopan dan langsung pada intinya. Anda bisa mengutip email sebelumnya untuk mengingatkan penerima dan menegaskan pentingnya tanggapan mereka.

Contoh Follow-Up: “Dear Mr. Smith, I hope you’re doing well. I wanted to follow up on the email I sent last week regarding our upcoming project. Your feedback is crucial, and I would appreciate it if you could let me know your thoughts.”

Menulis email bisnis yang profesional dalam bahasa Inggris memang memerlukan perhatian terhadap detail dan pemahaman etiket komunikasi. Dengan mengikuti panduan di atas, Anda akan mampu menyusun email yang tidak hanya efektif tetapi juga meninggalkan kesan positif pada penerima. Ingatlah untuk selalu menjaga nada sopan, jelas, dan langsung pada intinya, serta selalu memeriksa kembali email Anda sebelum dikirim.

Belajar bahasa Inggris dengan English Coach Jakarta

kamu dapat meningkatkan Skill bahasa Inggris lebih mendalam untuk berbagai keperluan dan kami menawarkan pembelajaran yang fleksibel dapat dilakukan secara on line atau off line, jika kamu Ingin belajar dalam group dengan teman kantor mu ,bisa mengikuti In house training company dimana kami akan kirimkan trainer kami untuk mengajar dikantor mu dengan jadwal yang fleksibel.

atau kamu bisa belajar secara privat kapan pun dan dimana pun secara online via LMS Kami dalam meningkatkan skill bahasa Inggris mu melalui ECJ Online Coaching.

Semua kursus kami Mengacu pada EUROPEAN standard (CEFR), dipastikan materi pembelajaran adalah bahasa Inggris dengan standard International yang digunakan di seluruh dunia